Õpirändeprojekti elluviimise aluseks on programmijuhend, Erasmuse õpirände kvaliteedistandard ja toetuse kasutamise leping oma lisadega.
Erasmus+ õpirändeprojektide taotlemiseks ja haldamiseks peab kõrgkoolil olema kehtiv Erasmus+ harta. Harta taotletakse üks kord kogu seitsmeaastaseks Euroopa Liidu programmiperioodiks. Harta peab olema kõrgkooli kodulehel kuvatud.
Eduka õpirändeprojekti tagab kõrgkooli huvi ja ühine panustamine oma kooli rahvusvahelistumisse, partnerluste loomisesse ja õpirännete toimumisse.
Enne õpirännete planeerimist peavad partnerkoolidega olema sõlmitud kahepoolsed partnerluslepingud. Kui Euroopa-sisesel õpirändel peab see toimuma elektrooniliselt, siis üleilmse õpirände puhul tuleb see vormistada paberil.
Enne õpirännet tuleb osalejal täita ja sõlmida õppeleping, võimalikke vorme on kokku neli ja õige valimine sõltub osalejast ning tegevusest: tudengi vahetusõpingute õppeplaan, tudengi praktika õppeplaan, töötaja õpiränne koolituma, töötaja õpiränne õpetama. Selline vorm peab olema allkirjastatud kolmepoolselt- õpirändes osaleja, saatva kõrgkooli ning vastuvõtva asutuse poolt.
Enne õpirännet tuleb kõrgkooli ja osaleja vahel sõlmida toetusleping, mille osa on muuhulgas ka kindlustuspoliis- Erasmuse õpirändes osalemiseks peab osalejal olema vähemalt miinimumtingimustele vastav kindlustus. Lisaks Euroopa Komisjoni õpirändetoetusele võib osaleja saada ka Eesti Vabariigi toetust. Igal kõrgkoolil on selle määramiseks õpirändes osalejatele oma reeglid.
Peale õpirännet saab iga osaleja automaatselt oma postkasti kutse täita ära tagasisidearuanne. Selle täitmine on kohustuslik ning saadud tagasiside aitab mõõta osalejate hinnangut õpirändele üldiselt, enda arengule ning saatvale kõrgkoolile ja vastuvõtvale asutusele.
Peale õpirännet peab õpirändes osalenu esitama oma saatvale kõrgkoolile õpirände kinnituskirja, kuhu on märgitud täpne õpirände kestus. Lisaks tuleb esitada ka õpi- või praktikatulemuste väljavõte.
Reisitoetusega õpirändes osalejad peavad säästliku reisiviisi kasutamisel esitama tõendusdokumendid vastavalt oma saatva asutuse juhistele.
Kõrgkoolid peavad peale õpirändeprojekti lõppu täitma ära lõpparuande. Selle vorm asub õpirändeprojekti haldamise andmebaasis- 2014-2020 projektide puhul on selleks Mobility Tool ning alates 2021 projektidest on selleks Beneficiary Module.
Õpirändeprojekti puhul tuleb ka kindlaksmääratud kuupäeval esitada vahearuanne. Vahearuande periood ning esitamise kuupäev on fikseeritud kõrgkooli ja Agentuuri vahel sõlmitud toetuslepingus.
Euroopa Komisjoni vahemaa kalkulaator
Erasmus+ toetuse kasutamise lepingu üldtingimused mono
Erasmus+ programmijuhendid ja taotluskutsed
Visuaalse identiteedi kasutamise juhend toetusesaajale
Üldine Erasmus+ tudengiharta ENG
Üldine Erasmus+ tudengiharta EST
Kaasamistoetuse finantsaruande vorm
Toetuse kasutamise leping õppejoud ja tootajad 2021
Toetuse kasutamise leping tudengid ja praktikandid
EV kaasfinantseerimise leping 2021 eng
EV kaasfinantseerimise leping 2021 est
Grant agreement studies and traineeships 2021 uus
II 6 annex he learning agreement study mobility 2021
Learning agreement traineeships 2021
Learning agreement traineeship guidelines 2021
Staff grant agreement teaching training 2021
Staff mobility agreement for teaching 2022
Staff mobility agreement for training 2022
Participant grant agreement 2022
Osaleja toetuslepingu vorm 2022
Guidelines – learning agreement for studies 2022
Online learning agreement for studies 2022
International learning agreement for studies 2022
Guidelines – learning agreement for traineeships 2022
Learning agreement for traineeships 2022
Outgoing fewer opportunities DOH (KA131 and KA171)
Väljamineva vähemate võimalustega tudengi kinnituskiri (KA131 ja KA171)
HE learning agreement studies KA131 digital
HE learning agreement studies KA 131 editable
HE learning agreement studies KA131 international
HE learning agreement traineeship KA131/171
HE mobility agreement for teaching
HE mobility agreement for training
HE grant agreement with participants 2023
EV kaasrahastuse vorm tudengile
Grant-agreement model for Estonian co-financing for students
HE grant agreement with participants
Grant agreement model for Estonian co-financing for students
HE mobility agreement for teaching KA131 KA171
HE mobility agreement for training KA131 KA171
International inter-institutional agreement bilateral and multilateral
HE learning agreement studies KA131
HE learning agreement studies KA131 international
HE learning agreement traineeship KA131 KA171
Learning agreement for traineeships
Guidelines – Learning agreement for traineeships
Learning agreement for studies
Guidelines – Learning agreement for studies
Staff mobility agreement for training
KA171 incoming fewer opportunities DOH
Outgoing fewer opportunities DOH (KA131 and KA171)
Väljamineva vähemate võimalustega tudengi kinnituskiri (KA131 ja KA171)
Grant agreement with participants 2023
Mobility agreement for training
Mobility agreement for teaching
Learning agreement for traineeship KA131 KA 171
Learning agreement for studies KA171