Õpirändeprojekti elluviimise aluseks on programmijuhend, Erasmuse õpirände kvaliteedistandard ja toetuse kasutamise leping oma lisadega.
Erasmus+ õpirändeprojektide taotlemiseks ja haldamiseks peab kõrgkoolil olema kehtiv Erasmus+ harta. Harta taotletakse üks kord kogu seitsmeaastaseks Euroopa Liidu programmiperioodiks. Harta peab olema kõrgkooli kodulehel kuvatud.
Eduka õpirändeprojekti tagab kõrgkooli huvi ja ühine panustamine oma kooli rahvuvahelistumisse, partnerluste loomisesse ja õpirändeprojektide toimimise panustamisse.
Enne õpirännete planeerimist peavad partnerkoolidega olema sõlmitud kahepoolsed partnerluslepingud. Kui Euroopa-sisesel õpirändel peab see toimuma elektrooniliselt, siis üleilmse õpirände puhul tuleb see vormistada paberil.
Enne õpirännet tuleb osalejal täita ja sõlmida õppeleping, võimalikke vorme on kokku neli ja õige valimine sõltub osalejast ning tegevusest: tudengi vahetusõpingute õppeplaan, tudengi praktika õppeplaan, töötaja õpiränne koolituma, töötaja õpiränne õpetama. Selline vorm peab olema allkirjastatud kolmepoolselt- õpirändes osaleja, saatva kõrgkooli ning vastuvõtva asutuse poolt.
Enne õpirännet tuleb kõrgkooli ja osaleja vahel sõlmida toetusleping, mille osa on muuhulgas ka kindlustuspoliis- Erasmuse õpirändes osalemiseks peab osalejal olema vähemalt miinimumtingimustele vastav kindlustus. Lisaks Euroopa Komisjoni õpirändetoetusele võib osaleja saada ka Eesti Vabariigi toetust. Igal kõrgkoolil on selle määramiseks õpirändes osalejatele oma reeglid.
Peale õpirännet saab iga osaleja automaatselt oma postkasti kutse täita ära tagasisidearuanne. Selle täitmine on kohustuslik ning iga osaleja tagasisidest moodustub lõpuks nii saatva kõrgkooli kui vastuvõtva asutuse jaoks konkreetse projekti lõpuks tagasiside nende kohta. Ka tekib sellest osalejate keskmine hinnang õpirändes kogetu ja enesearengu kohta. Selline tagasiside aitab mõõta osalejate hinnangut üldse õpirändele, enesearengule, kogetule ning osalevatele kõrgkoolidele.
Peale õpirännet peab õpirändes osalenu esitama oma saatvale kõrgkoolile õpirände kinnituskirja, kuhu on märgitud täpne õpirände kestus. Lisaks tuleb esitada ka õpi- või praktikatulemuste väljavõte.
Reisitoetusega õpirändes osalejad peavad säästliku reisiviisi kasutamisel esitama tõendusdokumendid vastavalt oma saatva asutuse juhistele.
Kõrgkoolid peavad peale õpirändeprojekti lõppu täitma ära lõpparuande. Selle vorm asub õpirändeprojekti haldamise andmebaasis- 2014-2020 projektide puhul on selleks Mobility Tool ning alates 2021 projektidest on selleks Beneficiary Module.
Õpirändeprojekti puhul tuleb ka kindlaksmääratud kuupäeval esitada vahearuanne. Vahearuande periood ning esitamise kuupäev on fikseeritud kõrgkooli ja Agentuuri vahel sõlmitud toetuslepingus.
Euroopa-sisese Erasmuse vahearuande vorm
Üleilmse Erasmuse vahearuande vorm avaldatakse varsti
Toetuse kasutamise leping õppejoud ja tootajad 2021
Toetuse kasutamise leping tudengid ja praktikandid
EV kaasfinantseerimise leping 2021 eng
EV kaasfinantseerimise leping 2021 est
Grant agreement studies and traineeships 2021 uus
II 6 annex he learning agreement study mobility 2021
Learning agreement traineeships 2021
Learning agreement traineeship guidelines 2021
Staff grant agreement teaching training 2021
Staff mobility agreement for teaching 2022
Staff mobility agreement for training 2022
Participant grant agreement 2022
Osaleja toetuslepingu vorm 2022
Guidelines – learning agreement for studies 2022
Online learning agreement for studies 2022
International learning agreement for studies 2022
Guidelines – learning agreement for traineeships 2022
Learning agreement for traineeships 2022