5 nippi virtuaalürituse korraldamiseks
Möödunud aasta muutis meie arusaama ja kogemust avatud maailmast. Üleöö keerati piirid lukku, kuid koostegemis-, õppimis- ja rännukihku luku taha ei pane.
Kõik projektijuhid kinnitavad justkui ühest suust, et vajadus rahvusvaheliste kogemuste ja koostöö vastu on viimasel ajal vaid kasvanud. Kui füüsiliselt projektikoosolekuid, õppimis- ja õpetamistegevusi ning levitusüritusi korraldada ei saa, tuleb appi virtuaalmaailm. Kõige olulisem on meeles pidada, et virtuaalsed üritused ei ole iseenesest halvad, vaid võimaluseks kaasata rohkem inimesi, et üheskoos probleeme lahendada. Siit leiab viis nippi, mida virtuaalürituse ette valmistamisel silmas pidada.
1. Kaasata, kaasata, kaasata!
Ilmselt oleme kõik osalenud veebikoosolekutel või -seminaridel, mis on küll põneval teemal, kuid kolm tundi järjest lektori monoloogi kuulata käib füüsiliselt lihtsalt üle jõu. Lihtne nipp seda viga vältida on auditooriumi kaasamine! Kaasamisel lähtu oma auditooriumist – võib-olla mõned kiired küsimused Mentimeteris, väike viktoriin Kahootis või hoopis ühised tantsuminutid Youtube’i saatel!? Pikem koolituspäev peaks olema piisavalt vaheldusrikas – koosnema nii loenguosadest kui ka näiteks töötubadest. Inimesed soovivad ise rääkida ja kogemusi vahetada ning on väga oluline neile seda võimaldada.
2. Mõtle ka vabale ajale
Projekt ei tähenda vaid lõputut ametlikku programmi – organiseerige nutikas ja üllatav ühisüritus vabama programmiga ning õppige oma rahvusvahelist meeskonda tundma ka väljaspool töötunde. Miks mitte planeerida töönädalal virtuaalne õhtusöök! Kas olete jõudnud juba arutada, kuidas teil päriselt läheb?
3. Planeeri pausideks pikemalt aega
Tihtilugu mõeldakse, et tund aega pausiks on piisav. See võibki nii olla, kuid alati ei pruugi. Kui oled planeerinud varahommikust hilisõhtuni toimuvad päevad, anna osalejatele lõuna ajal aega, et nad jõuaksid kindlasti söömas käia. Võib-olla jääb siis aega ka kõige põletavamatele töömeilidele vastata, uudiseid lugeda ja ehk isegi üks 15-minutiline kiire uinak teha. Küll aga on mõistlik selleks pikaks lõunapausiks jätta väike ülesanne, et eelnevalt räägitut analüüsida ja kokku võtta.
4. Keegi ei jaksa viis päeva järjest kaheksa tundi arvuti taga veeta
Kuigi me oleme nüüdseks kõik juba harjunud tegema pikki päevi arvutiekraani taga, tagab mõistliku kestusega virtuaalse koolitusürituse siiski põhjalik ettevalmistus, sealhulgas eesmärkide seadmine. Virtuaalse ürituse ettevalmistamine võib võtta tavapärasest kauem aega, kuid selle võrra lühem ja läbimõeldum on lõpptulemusena üritus ise.
5. Jaga rollid ja ülesanded täpselt ära ning kaasa rohkem inimesi
Tegevustel tuleb kogu aeg kätt pulsil hoida ja täpne ülesannete jaotus on oluline nii ürituste kui ka pauside ajal. Mõelge läbi, kes juhib koosolekut, kes võtab inimesi vestlusesse vastu ja jagab neid rühmadesse, kes hoiab salvestusel silma peal ja nii edasi. Edu saladus peitub alati koostöös!
Virtuaalsed üritused ei ole iseenesest halvad, vaid võimaluseks kaasata rohkem inimesi, et üheskoos probleeme lahendada.