Isikuandmete töötlemine

Isikuandmete töötlemine Haridus- ja Noorteametis

Austame igaühe õigust oma isikuandmete kaitsele, mistõttu töötleme isikuandmeid lähtuvalt Teie (andmesubjekti – tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku) huvidest, õigustest ja vabadustest.

Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming.

Tagame Teie isikuandmete terviklikkuse, käideldavuse ja konfidentsiaalsuse läbi organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmete (näiteks töötajate andmekaitsealane koolitamine, juurdepääsupiirangud meie infosüsteemidele, hoonete turvameetmed).

Käesolev veebileht annab ülevaate isikuandmete töötlemise põhimõtete kohta Haridus- ja Noorteametis.

Amet isikuandmete töötlejana ja kontaktid

Andmete vastutavaks töötlejaks on Haridus- ja Noorteamet (edaspidi Amet). Meie kontaktandmed leiate siit. Meie andmekaitsespetsialistiga saate kontakteeruda e-posti aadressil andmekaitse@harno.ee.

Kui töötleme andmeid volitatud töötlejana, siis teeme seda vastutava töötleja juhiste järgi (nt riiklikes andmekogudes isikuandmete töötlemisel).

Isikuandmete töötlemise eesmärk

Töötleme isikuandmeid haridus- ja noortepoliitika rakendamise ning Ameti toimimist toetavate tegevuste (nt raamatupidamine, personalijuhtimine, hankemenetluste läbiviimine jms) käigus.

Isikuandmete koosseis (nt isiku tuvastamist võimaldavad andmed, kontaktandmed, terviseandmed vms) sõltub konkreetsest teenusest, kuid arvestame alati minimaalsuse põhimõttega ehk kogume ainult neid isikuandmeid, mis on vajalikud meie teenuste pakkumiseks.

Isikuandmete töötlemise õiguslik alus

Töötleme isikuandmeid ainult õigusaktides lubatud alustel: avaliku ülesande täitmiseks, lepingu täitmiseks, juriidilise kohustuse täitmiseks, Teie nõusoleku alusel, õigusnõude koostamiseks, esitamiseks ja kaitsmiseks, Teie või muu inimese eluliste huvide kaitseks, või juhul, kui tegemist ei ole põhiülesande täitmisega, ka õigustatud huvi alusel.

Nõusoleku alusel töötleme isikuandmeid vaid juhul, kui ei esine muid õigusaktides nimetatud aluseid ning Te olete andnud üheselt arusaadava nõusoleku oma andmete töötlemiseks. Nõusolekust peab selguma konkreetne isikuandmete töötlemise eesmärk ning andmete töötleja (Amet ja vajadusel kaasvastutav töötleja). Küsime nõusolekut nii, et see on selgelt eristatud muudest küsimustest ja vormistatud nii, et seda saab hiljem tõendada (nt allkirjastatud avalduses, e-kirjas, SMSis). Teil on õigus oma nõusolek igal ajal tagasi võtta, andes meile oma soovist teada. Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne tagasivõtmist toimunud töötlemise lubatavust.

Eriliigiliste isikuandmete (nt terviseandmete) töötlemiseks küsime selgesõnalise nõusoleku või töötleme eriliigilisi isikuandmeid tööõigusest tulenevate kohustuste ja eriõiguste täitmiseks (nt seoses töötervishoiuga) või olulise avaliku huviga seotud põhjustel õigusakti alusel (nt erivajadusega üliõpilaste stipendiumid).

Isikuandmete edastamine kolmandatele osapooltele

Võime edastada isikuandmeid kolmandatele isikutele, kes omavad selleks seadusest, muust õigusaktist või rahvusvahelisest lepingust tulenevat õigust või teevad meiega koostööd (nt Ametile pakutava teenuse raames). Koostööpartnerid töötlevad isikuandmeid Ameti nimel ja ainult eesmärgil, milleks Amet kogutud isikuandmeid töötleb, ning juhindudes meie isikuandmete töötlemise tingimustest. Samuti võime edastada isikuandmeid pädevatele riigiasutustele seadusest tuleneva kohustuse täitmiseks.

Meie koostööpartnerid võivad asuda väljaspool isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) kaitseala, st väljaspool Euroopa Liitu ja selle majanduspiirkonda (nt kui teete võõrkeele tasemeeksamit). Sellisel juhul rakendame kaitsemeetmeid, et tagada isikuandmete kaitse vastavalt üldmäärusele.

Isikuandmete töötlemine avalikus dokumendiregistris

Amet on riigiasutus ning meie tegevus on avalik. Ameti veebilehel on avalik dokumendiregister kus on võimalik tutvuda meie tegevuse käigus tekkivate dokumentidega. Need dokumendid võivad sisaldada ka isikuandmeid. Reeglina on Teie eraelu privaatsust sisaldav teave kaitstud juurdepääsupiiranguga. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduses.

Püüame tagada, et Teie eraelu riivataks võimalikult vähe. Kui peate meiega kirjavahetust eraisikuna on Teie nimi nähtav initsiaalidena. Kui keegi soovib Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab meile teabenõude, vaatame teabenõude saamisel üle, kas teabenõude tegijal on seaduse järgi õigus küsitud dokumenti näha. Teiega seotud teavet väljastame vaid asutustele ja isikutele, kellel on selleks seadusega ette nähtud õigus (nt kohtueelne menetleja, kohus) ja põhjendatud vajadus.

Ametisse tööle kandideerija isikuandmete töötlemine

Ameti personalikonkurssidel lähtume kandideerijate poolt esitatud informatsioonist. Lisaks võime kandideerijate kohta koguda teavet avalikest allikatest. Avalikest allikatest teabe kogumisel on

kandidaadil õigus kogutud teabega tutvuda ja esitada sellele oma selgitusi-vastuväiteid.

Personalikonkursi raames teatavaks saanud andmetega saavad tutvuda üksnes värbamisprotsessis osalevad töötajad.

Kui kandideerija esitab kandideerimisel enda soovitajate andmed, siis eeldame, et nende poole pöördumiseks eraldi nõusolekut küsima ei pea ning esitatud soovitajad on andnud nõusoleku, et Ameti esindaja võib nende poole kandidaadi kohta teabe saamiseks pöörduda.

Mittevalituks osutunud kandidaatide andmeid võime säilitada võimalike õigusvaidluste lahendamiseks 1 aasta, andmeid võime säilitada kauem kandideerija nõusolekul (nt tulevasel konkursil osalema kutsumiseks).

Isikuandmete töötlemine Ameti infosüsteemides

Amet haldab mitmeid valdkondlikke infosüsteeme. Nende infosüsteemidega seotud isikuandmete töötlemise põhimõtted võivad olla kajastatud konkreetse infosüsteemi kasutustingimustes ning infosüsteemi põhimääruses, samuti võib infosüsteemides töödeldavate andmete detailne kirjeldus olla leitav Riigi Infosüsteemi Haldussüsteemi (RIHA) veebist.

Isikuandmete säilitamise tähtajad

Säilitame isikuandmeid ajavahemikus, mis on vajalik töötlemise eesmärkide saavutamiseks või kuni seaduses sätestatud säilitamistähtajani (nt raamatupidamisandmeid seitse aastat). Isikuandmete säilitamise tähtajad on kinnitatud Ameti infovara liigituskeemis, lisaks võivad andmete säilitamise tähtajad sisalduda teistes Ameti sisekordades. Säilitamistähtaja möödudes andmed anonüümitakse või kustutatakse, v.a kui esineb isikuandmete kustutamist välistav asjaolu, nt kestev õigusvaidlus.

Teie õigused andmesubjektina

Teil on igal ajal õigus tutvuda oma andmetega ja saada teavet andmete töötlemise eesmärkide ja tähtaegade kohta. Andmetega tutvumiseks palume pöörduda meie poole sellel veebilehel toodud kontaktidel või kui andmed on infosüsteemis, millele Teil on juurdepääs, siis tutvudes andmetega infosüsteemis.

Teil on õigus nõuda oma isikuandmete parandamist, kui olete andmetega tutvudes avastanud ebaõigeid andmeid. Selleks tuleb pöörduda meie poole või kui isikuandmed on infosüsteemis, siis saab taotleda parandamist või võimalusel parandada ise andmed infosüsteemis.

Teil on õigus nõuda oma andmete kustutamist ehk õigus olla unustatud, kui teie isikuandmeid töödeldakse nõusoleku alusel. Siiski pole isikuandmete täielik kustutamine võimalik, kui isikuandmeid töödeldakse ka muudel eesmärkidel ja alustel (nt kasutatakse isikuandmeid juriidiliste kohustuste

täitmisel riigiasutustesse esitamisel või raamatupidamisdokumentide säilitamiseks või valmistatakse ette õigusnõuet lepingulisel alusel).

Teil on igal ajal õigus esitada vastuväiteid isikuandmete töötlemisele. Vastuväite saamisel kaalume õiguslikke huve ja vajadusel lõpetame andmetöötluse. Vastuväite esitamise õigust ei saa realiseerida, kui tõendame, et isikuandmeid töödeldakse mõjuval õiguspärasel põhjusel, mis kaalub üles andmesubjekti huvid, õigused ja vabadused, või õigusnõuete koostamise, esitamise ja kaitsmise eesmärgil.

Teil on õigus piirata teid puudutavat andmetöötlust, kui a) olete vaidlustanud isikuandmete õigsuse ning andmetöötlus piiratakse isikuandmete õigsuse kontrollimise ajaks või b) taotlete ebaseadusliku töötlemise puhul kustutamise asemel kasutamise piiramist või c) kui Amet ei vaja enam andmeid, kuid teie vajate neid õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks või kaitsmiseks või d) kui esitate vastuväite, siis ajaks mille jooksul Amet töötlemise õiguspärasuse osas oma otsuse teeb.

Teil on õigus nõuda meilt struktureeritult, üldkasutatavas vormingus ja masinloetavalt esitatud andmete ülekandmist teisele vastutavale töötlejale juhul, kui andmeid töödeldakse automatiseeritult ja andmesubjekti nõusoleku või lepingu täitmise alusel. Amet peab nõuet täites ka hindama, et õiguse kasutamine ei kahjustaks teiste isikute õigusi ja vabadusi.

Oma õiguste kasutamiseks palume Teil pöörduda meie poole aadressil andmekaitse@harno.ee. Andmete väljastamiseks, parandamiseks, kustutamiseks või vastuväidetele vastamiseks on meil vaja päringu esitaja tuvastada, mistõttu võime Teilt paluda vormikohast avaldust, sh digitaalselt allkirjastatult, või enese tuvastamist muul viisil. Amet vastab Teile tarbetu viivituseta, kuid mitte hiljem kui ühe kuu jooksul pärast taotluse saamist. Vastamise tähtaega võib pikendada kahe kuu võrra, võttes arvesse taotluse keerukust ja andmete mahtu. Pikendamisest teavitame teid ühe kuu jooksul taotluse saamisest.

Päringute esitamine ja kaebeõigus

Võite alati oma isikuandmete töötlemisega seonduvate küsimustega või oma õiguste realiseerimiseks meie andmekaitsespetsialisti poole e-posti aadressil andmekaitse@harno.ee. Samuti on teil õigus igal ajal pöörduda kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.